الهيكل الإشرافي

[الهيكل الإشرافي على المعهد]

المادة الأولى: ارتباط المعهد

يرتبط المعهد بالجمعية الخيرية لتحفيظ القرآن الكريم في المحافظة, وتسري عليه لوائح الإدارة العامة للجمعيات الخيرية لتحفيظ القرآن الكريم بالمملكة العربية السعودية.

المادة الثانية: الإشراف على المعهد

يرتكز الإشراف على المعهد في نواحيه الإدارية والمالية والعلمية على محورين:.
الأول: المجلس الإشرافي على المعهد.
الثاني: مشرف المعهد.
ولكل واحد منهما ارتباط وظيفي ونظام تعيين محدد، وله مهمات, وعليه واجبات وفق المواد.

المادة الثالثة: المجلس الإشرافي على المعهد

يختار رئيس مجلس الإدارة مجلساً إشرافياً من المتخصصين في علوم القرآن الكريم ومن ذوي العلم الشرعي والتخصص الأكاديمي والإداري والتربوي ، بمسمى (المجلس الإشرافي للمعهد).
ويُكلَّف رئيس مجلس الإدارة المجلس الإشرافي بوضع الاستراتيجيات والأهداف العامة للمعهد, وإقرار اللوائح والأنظمة الإدارية والتعليمية داخل المعهد.
أ) الارتباط الوظيفي:
يرتبط المجلس الإشرافي رئيساً وأعضاء برئيس مجلس الإدارة.
ب)تكوين المجلس الإشرافي: يتم تكوين المجلس الإشرافي وفق مايلي:
1. يتم اختيار المجلس الإشرافي للمعهد بقرار من رئيس مجلس الإدارة.
2. يتم إعادة تكوين المجلس كل سنتين ، ويحق لرئيس مجلس الإدارة التجديد للسابقين كلهم أو بعضهم أو استبدالهم.
3. يتكون المجلس الإشرافي من رئيس المجلس وأمين المجلس وسبعة أعضاء ومجموعهم (تسعة) من الأكاديميين وأصحاب الاختصاص الشرعي والتربوي الإداري.
4. يتولى مشرف المعهد النيابة عن رئيس المجلس في حال تخلفه.
5. يتولى مشرف المعهد أو من يختاره المجلس من الأعضاء أمانة المجلس.
ج) نظام المجلس الإشرافي:
1. يعقد المجلس الإشرافي جلسته الاعتيادية مرة واحدة كل شهر ، ولرئيس المجلس الدعوة إلى عقد الجلسة في أقل من ذلك للحاجة.
2. ينعقد المجلس وتعتمد قراراته بحضور أكثر من نصف الأعضاء.
3. يعتمد أخذ القرارات على نظام التصويت بالأغلبية ، وفي حالة التساوي يعتبر صوت الرئيس مرجحاً.
4. يخوّل رئيس المجلس بالنظر فيما يستجد في فترات التوقف ، ويتخذ القرارات المناسبة فيما لا يخص السياسات العامة.
5. يحق للمجلس تكوين اللجان الدائمة والمؤقتة من داخل المجلس وخارجه للإعداد لبعض الموضوعات أو لدراسة بعض القضايا ، وطرحها على المجلس للاعتماد.
6. تسقط العضوية من المجلس إذا طلب العضو الإعفاء من العضوية ووافق رئيس مجلس الإدارة.
7. تسقط العضوية من المجلس إذا تخلف العضو عن المجلس ثلاث مرات متتالية بدون عذر يقبله رئيس مجلس الإدارة.
8. عند إعفاء أحد الأعضاء قبل اكتمال دورة المجلس يحق لرئيس مجلس الإدارة ترشيح عضو بديل حتى تكتمل دورة المجلس.
د) مهمات المجلس الإشرافي:
1. إقرار قواعد التنظيم الإداري وقواعد نظام الدراسة للمعهد وتعديلها.
2. إقرار البرامج والمسارات الدراسية ومتطلباتها الأكاديمية.
3. إقرار المناهج والمقررات الدراسية واللوائح التعليمية.
4. دراسة الاتفاقيات الأكاديمية والعلمية مع الجامعات, وعمادات خدمة المجتمع والتعليم المستمر, ومعاهد البحوث, والتوصية بها, والرفع لرئيس مجلس الإدارة؛ لاتخاذ قرار بشأنها.
5. اعتماد تطبيق عقوبات المخالفات الكبيرة الواردة في قواعد القبول والانتظام والاختبارات.
6. اعتماد تعيين منسوبي ومنسوبات المعهد من الكادر الرجالي والنسائي الدائمين والمتعاونين.
7. اعتماد تعيين أعضاء مجلس المعهد الدائمات والمرشحات بداية كل عام دراسي.
8. اعتماد الخطة السنوية للتسجيل والقبول من حيث شروط القبول وأعداد المقبولات في كل مسار دراسي، وخلاف ذلك.
9. اعتماد نتائج التخرج.
10. النظر في التقارير الفصلية المرفوعة من مشرف المعهد عن سير العملية التنظيمية والتعليمية في المعهد.
11. النظر في التوصيات المرفوعة من مجلس المعهد في حالات الفصل بنوعيه, واتخاذ القرارات المناسبة وفق مواد قواعد القبول والانتظام والاختبارات.
12. اعتماد الميزانية السنوية للمعهد.
13. إقرار التقارير المالية الخاصة بتنفيذ بنود الميزانية السنوية للمعهد.
14. إعداد الدراسات التمويلية لتعزيز الإيرادات المالية للمعهد من المشاريع الاستثمارية أو الرسوم أو غيرها ورفعها إلى رئيس مجلس الإدارة.
15. النظر في البرامج المرفوعة من مشرف المعهد حول تفعيل دور المعهد في المجتمع والتعاون مع المؤسسات الأخرى.
16. النظر في طلبات إنهاء الخدمة للموظفات المرفوعة من مجلس المعهد وإصدار القرارات حيالها.
17. اعتماد السلم الوظيفي والكادر والحقوق المالية لكل منسوبي المعهد ومنسوباته.

المادة الرابعة: رئيس المجلس الإشرافي

يتولى نائب رئيس الجمعية رئاسة المجلس الإشرافي بمسمى (رئيس المجلس الإشرافي لمعهد معلمات القرآن الكريم في محافظة الزلفي) ويكون المسئول الأول عن المعهد لدى رئيس مجلس الإدارة ورأس الهرم التنظيمي للمعهد, وذلك وفق ما يلي:
أ) الارتباط الوظيفي:
يرتبط رئيس المجلس الإشرافي برئيس مجلس الإدارة مباشرة.
ب) تعيين رئيس المجلس الإشرافي:
يعين رئيس المجلس الإشرافي بقرار من رئيس مجلس الإدارة.
ج) مهام رئيس المجلس الإشرافي:
1. إقرار السياسات العامة للمعهد.
2. إقرار الميزانية السنوية للمعهد.
3. إقرار المشاريع الإنشائية والتمويلية للمعهد.
4. الرفع لرئيس مجلس الإدارة بتوصيات المجلس الإشرافي بشأن مخاطبة الجهات الحكومية ، واعتماد الاتفاقيات الإدارية والأكاديمية مع الجامعات ووحدات خدمة المجتمع والتعليم المستمر, وتوقيع عقودها.
5. إصدار قرارات تعيين جميع منسوبي ومنسوبات المعهد الدائمين والمتعاونين؛ بناءً على اعتماد المجلس الإشرافي للمعهد.
6. اعتماد الحفلات العامة والملتقيات المشتركة التي ينظمها المعهد.
7. يحق لرئيس المجلس الإشرافي أن ينيب مشرف المعهد أو من يراه من أعضاء المجلس في تولي بعض صلاحياته.

المادة الخامسة: المستشار العلمي

يعين رئس مجلس الإدارة واحداً من ذوي الخبرة العلمية يتولى الاستشارة العلمية للنواحي الأكاديمية, بمسمى المستشار العلمي, ويكون عمله وفق ما يلي:
أ) الارتباط الوظيفي:
يرتبط المستشار العلمي برئيس المجلس الإشرافي.
ب) تعيين المستشار العلمي:
1. يعين المستشار العلمي بقرار رئيس مجلس الإدارة بناءً على توصية المجلس الإشرافي.
2. يشترط في المستشار العلمي أن يكون أحد الأساتذة المعروفين بالكفاءة العلمية الأكاديمية.
3. يشترط أن يكون المستشار العلمي حاصلاً على شهادة الدكتوراه على الأقل ويفضل حصوله على المؤهلات العليا.
4. تكون مدة تعيين المستشار العلمي سنتين قابلة للتجديد.
ج) مهام المستشار العلمي:
1. ابداء الرأي فيما يعرض عليه من الخطط والمناهج التي تحتويها برامج المعهد.
2. ابداء الرأي فيما يحال عليه من القضايا التي تشكل على المجلس الإشرافي, ويراد فيها الرأي الأكاديمي أوالشرعي.

المادة السادسة: مشرف المعهد

يعين رئيس المجلس الإشرافي واحداً من ذوي الخبرة الإدارية يساعده في الإشراف الكلي على المعهد بمسمى (مشرف معهد معلمات القرآن الكريم في محافظة الزلفي).
ويكون هو المسئول الأول أمام رئيس المجلس الإشرافي عن متابعة وتطبيق السياسات واللوائح والقرارات وتنفيذها.
أ) الارتباط الوظيفي:
يرتبط مشرف المعهد برئيس المجلس الإشرافي.
ب) تعيين مشرف المعهد:
1. يعين مشرف المعهد بقرار من المجلس الإشرافي.
2. يشترط في مشرف المعهد أن يكون أحد الأساتذة المعروفين من ذوي الخبرة الإدارية والتربوية.
3. يشترط أن يكون مشرف المعهد حاصلاً على شهادة البكالوريوس على الأقل ويفضل حصوله على المؤهلات العليا.
4. تكون مدة تعيين المشرف سنتين قابلة للتجديد.
ج) مهام مشرف المعهد:
1. النيابة عن رئيس المجلس الإشرافي فيما يفوّضه من صلاحياته ومهامه.
2. متابعة تنفيذ اللوائح والقرارات التنظيمية والإدارية الصادرة من رئيس المجلس أو المجلس الإشرافي للمعهد أو الجمعية.
3. أمانة المجلس الإشرافي للمعهد ، والنيابة عن رئيس المجلس حالة غيابه.
4. المرجعية المباشرة لعمادة المعهد والنظر في توصياتها التعليمية والإدارية والمالية والرفع بها إلى الجهات المختصة.
5. ترشيح عميدة المعهد والرفع إلى المجلس الإشرافي لطلب المصادقة على تعيينها.
6. ترشيح من يحتاجه المعهد من الكادر الرجالي والرفع إلى المجلس الإشرافي لطلب توظيفه.
7. إدارة أفراد الكادر الرجالي ومتابعة شؤونهم وتكليفهم حسب اختصاصهم.
8. توقيع الشيكات ، والمسؤولية أمام المصارف الرسمية.
9. استقبال الاتصالات والاستفسارات والشكاوى الرجالية من أولياء أمور المنسوبات وغيرهم والإجابة عنها حسب الاختصاص.
10. إعداد الميزانية السنوية للمعهد، وعرضها على المجلس الإشرافي لاعتمادها.
11. متابعة الموارد المالية للمعهد وإعداد الخطط المناسبة لتنميتها وعرضها على رئيس المجلس الإشرافي.
12. اعتماد المصروفات المالية للمعهد.
13. رفع تقارير مالية عن حركة المصروفات والإيرادات للمعهد شهرياً للمجلس الإشرافي.
14. إعداد التقارير الفصلية عن سير العملية التنظيمية والتعليمية داخل المعهد ورفعها إلى المجلس الإشرافي للمعهد.
15. التواصل مع الجهات الأخرى من خارج الجمعية على مستوى المدراء التنفيذيين حسب الاختصاص وتمثيل المعهد في الملتقيات والاجتماعات الإقليمية أو المحلية ذات المستوى التنفيذي.
16. النظر في احتياجات المعهد في النواحي الفنية والتجهيزات والصيانات ، وتكليف من يقوم بتأمينها ومتابعتها بعد موافقة رئيس المجلس الإشرافي.
17. النظر في ترشيحات مجلس المعهد للكادر الإداري والتعليمي النسائي والرفع بها إلى المجلس الإشرافي لطلب الموافقة على تعيينها.
18. النظر في الخطة السنوية للتسجيل والقبول والرفع بها إلى المجلس الإشرافي قبل بداية كل عام.
19. إقرار الخطة الفصلية للاختبارات, واعتماد نتائج الاختبارات والرفع بالقضايا المشكلة في هذا الخصوص إلى المجلس الإشرافي.
20. التواصل والمتابعة مع المؤسسة التعليمية ذات الإشراف الأكاديمي والعلمي على المعهد.
21. التفاوض مع أعضاء هيئة التدريس المتعاونين لسد احتياج المعهد والمتابعة معهم فيما من شأنه تسهيل عملية الاستفادة منهم.
22. الإشراف على كافة الأنشطة الإعلامية والإصدارات والتأكد من توافقها مع السياسة العامة للمعهد.

المادة السابعة: الإشراف العلمي والأكاديمي

يسند الإشراف العلمي والأكاديمي على الدراسة في المعهد ومتطلباته الأكاديمية إلى إحدى المؤسسات التعليمية العليا في المملكة العربية السعودية من خلال عمادات خدمة المجتمع والتعليم المستمر أو معاهد البحوث والاستشارات الأكاديمية بالجامعات السعودية وغيرها بقرار من المجلس الإشرافي للمعهد.